منصة محتوى Mouhtwa محتوى هي منصّة إلكترونية رائدة تقدّم محتوى عربي ثري على الإنترنت وتزوّد القارئ بمعلومات موثوقة عن كل ما يهمّه و يبحث عنه.
إليكم بعض النصائح لتجنب تكرار الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها رؤساء المشاريع الجدد:
الخطأ الأول: عدم تفويض الأعمال
أيام رؤساء المشاريع لا تتشابه وهذا ما يزيد هذه الوظيفة جمالا،لكن المشكل يكمن في أن العديد من رؤساء المشاريع
يجدون صعوبات لأن يكونوا إستباقيين.إنطلاقاتهم دائما ما تكون بنية حسنة و ذلك بقيامهم بالعمل المتقن ولكن سرعان ما يجدون أنفسهم عالقين
في طوفان الطلبات العاجلة و يسمحون لمسؤوليهم بتحديد أهدافهم اليومية و الشهرية.
الإجتماعات، حل المشاكل والاستجابة الدائمة لحالة الطوارئ، في نهاية اليوم يأتيهم الشعور الغريب أنهم فعلوا الكثير
لكن الحقيقة ليست بذلك الحجم.نحن نعيش في عصر التكنولوجيا حيث أن الكل يستطيع التواصل باستمرار و بطرق
عدة: البريد الإلكتروني،الفاكس، الهاتف،الرسائل الفورية والأصعب أن الجميع ينتظر منهم الرد السريع.
التفاعل الفوري لكل هذه الطلبات تصبح حلقة مفرغة، لأنه لم يعد لدى رؤساء المشاريع الوقت للعمل على مشاريعهم و يجب عليهم التفرغ و العمل على مشاكل الآخرين.
“يجب أن أقوم بها بنفسي”
“سأقوم بالمهمة أحسن من شخصا أخر”
“إن أعطيت الوظيفة للشخص أخر، فلن يقوم بذلك “
هل هذه الكلمات مألوفة لك ؟
نعم بالطبع، أغلبية رؤساء المشاريع يجدون أنفسهم في هذا الوضع ، وهذه تعتبر واحدة من أكبر العقبات التي يستطيع أن يواجهها الرؤساء الجدد.
يعتقدون أنهم يجب أن يعرفوا و يفعلوا كل شيء بأنفسهم ولايفوضوا أعمال للآخرين أبدا و البعض الآخر يظن أنه إذا
لم يفعل معظم الأعمال بأنفسهم، فسوف يبدون كأنهم غير كفء.
في حين يشعر آخرون أنهم لن يستطيعوا الوثوق بأي شخص آخر لتفويضه بالمهام وأنه في أي حال لن يتمكن أي شخص آخر من القيام بها.
يعرف بعض رؤساء المشاريع أنه من الضروري التفويض ولكنهم يخشون القيام بذلك، و ذلك خوفا من عدم الدقة
و التقديم العمل في المواعيد النهائية، وكذلك من أن يتم أداء العمل بشكل سيئ، و أيضا من عدم إنجازه بالضبط كما يرغبون .
لهذا إذا كنت تريد أن تكون رئيس مشروع فعال، من الضروري أن تتعلم تفويض الأعمال للآخرين وبناء قدراتهم
لتكوين فريق عمل يستطيع التعامل مع التفاصيل.
حتى إذا لم يكن الأمر واضحًا وسهلا في البداية، يجب أن تكون مستعدًا للقيام بالأعمال بشكل مختلف إن لم تنجزها بنفسك،
ستكون هناك دائمًا طريقة مختلفة للقيام بالأعمال من طرف أشخاص آخرين، وربما ستكون أفضل من أسلوبك.
كيف ذلك ؟؟؟
إسأل نفسك السؤال التالي:
كيف يمكنك البدء في تفويض بعض الأنشطة اليومية لتحرير نفسك وتولي دورك كرئيس وقائد؟
يجب أن تكون منفتحًا دائمًا وأن تستمع إلى اقتراحات أعضاء فريقك، عندما يتجاهل رئيس المشروع فريقه ويثبطهم عن مشاركة أفكارهم واقتراحاتهم لاعتقاده أنه أفضل منهم بكثير.
و ذلك ما يجعل أعضاء الفريق يلتزمون باقتراحات الرئيس، مما يؤذي إلى صعوبات في المشروع وربما حتى فشله،
بالاضافة الى فصل أعضاء الفريق بالرغم من تطبيقهم لما طلب منهم بالضبط لا غير.
لا تهمل أبدًا ملاحظات ومعلومات أعضاء الفريق فهم الأشخاص الأكثر اتصالاً بالمخاطر والمشكلات التي من المحتمل أن يكون لها تأثير على المشروع.
كيفية تفويض الأعمال؟
من أجل أن تكون قادرًا على التفويض بشكل صحيح، من الضروري ضبط اجتماعات مع أعضاء المشروع معًا لتحديد وتخطيط العمل
الذي يتعين القيام به حتى يكون الجميع في نفس الخط.
تعد جلسات تخطيط الفريق طريقة رائعة لإشراك فريقك وجعله مهتمًا بنجاح المشروع، التخطيط معًا بشكل تعاوني سيوضح أدوار ومسؤوليات كل
عضو في الفريق، عندما يفهم الجميع قيود ومتطلبات وإمكانيات المشروع، يمكنك تفويض المهام المختلفة للمشروع بشكل فعال، وسيكون جميع
أعضاء الفريق على استعداد لتقبل المهام.
بمجرد تحديد المهام التي ستفوضها، اشرح لكل عضو مهامه بالتفصيل مع تقديم التوجيهات، موضحا السبب، سيساعد الجميع على أن يكونوا
واضحين بشأن ما يتعين عليهم القيام به وكذلك الجداول الزمنية التي ستسمح للمشروع بالمضي قدما في الوقت المناسب.
من المهم أن لا يضيع أعضاء الفريق في ما يطلب منهم القيام به، لأن هذا سيضيع الوقت ويفقد الإنتاجية.
تفويض الأعمال يشجع الشخص بشكل غير مباشر على المشاركة بنشاط أكبر في المشروع و من خلال عملك كرئيس ومنظم،
سيخضع أعضاء فريقك للعمل بأساليب منظمة، سيصبحون أكثر مشاركة لأنهم سيرون أهمية مساهماتهم في المشروع.
أخيرًا ، ستزيد الثقة داخل الفريق من خلال منحهم مسؤوليات أكبر مع تحسين احترامهم لذاتهم.
قدم تعليمات ومعلومات واضحة. لن يتمكن أعضاء فريقك من إدارة المهام جيدًا إذا لم يفهموا ما المطلوب منهم.
تأكد من أن رسالتك واضحة ومفهومة.
امنحهم موعدًا نهائيًا وحاول تسهيل عملهم قدر الإمكان.
استمع إلى الأشخاص الذين فوضت لهم المهام و اسألهم عما إذا كانوا قادرين على إكمال المهام وما إذا كان لديهم مشاكل.
تحدث عن توقعاتك وكن محددًا.
التواصل والتأكد من فهم الأشخاص للتعليمات.
يجب تحفيز أعضاء الفريق .
يجب الثناء على أعضاء الفريق عندما يتم الانتهاء من المهام بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
